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版本:1.4.0

文档

本章将讲解什么是文档库,什么是标签,以及如何在平台创建和使用文档库及标签。

基本概念

文档库是文档的集合,它提供文档的上传及管理功能。标签是一种标识,它描述对象的属性或特征。

用户可以给文档库中的文档配置并打上标签,并且利用这些标签实现对文档的检索。

创建文档库

  1. 点击“搭建-资源-文档”,就可以进入文档库管理页面。 1-Enter-document-library-zh-v1.3

  2. 用户首次使用时需要自行创建文档库,点击“新建文档库”,输入文档库名称,即可完成文档库创建。 2-Create-a-document-library-zh-v1.3

  3. 用户成功创建文档库后,仍然可以通过“编辑”按钮更改文档库的名称,或者使用“删除”按钮对文档库执行删除操作。 3-Manage-the-document-library-zh-v1.3

注意

删除文档库将同时一并删除文档库内的所有文档与标签。

上传与管理文档

  1. 点击“打开文档库”,进入文档管理页面,点击右上角的“本地上传”,即可开始上传文档。

    文档库支持一次性上传多篇文档,完成上传后弹窗将显示“上传成功”。 4-Upload-documents-zh-v1.3

  2. 关闭弹窗后,即可在文档列表页面看到刚刚成功上传的文档,并通过右侧的操作按钮对文档进行管理。 5-Manage-documents-zh-v1.3

编辑:给文档打标签

更新:上传新文档覆盖旧文档

预览:在线查看文档内容(目前仅支持pdf格式)

下载:下载文档到本地

删除:一并删除文档与其标签

  1. 除了本地上传的文档外,文档库还支持另外两种文档类型,点击“本地上传”右侧的“…”按钮,即可选择其他类型:通过链接创建自定义文档6-Document-types-zh-v1.3

通过链接创建

缺少本地文档时,用户可以选择输入文档的外部链接,并为此链接添加新的文档名称。 7-Create-from-Url-zh-v1.3

自定义文档

既没有本地文档,也没有文档的外部链接时,用户可以选择自定义文档的名称并手动编辑文档内容,生成一篇新的文档。 8-Create-Custom-File-zh-v1.3

创建标签

  1. 文档库内的标签分为默认标签和自定义标签两类,默认标签由系统自动生成,自定义标签由用户根据需求手动创建。

    在文档列表页面,点击切签上的“标签”按钮,即可查看目前文档库内的标签。当用户未创建自定义标签时,此页面仅展示默认标签。 9-Default-labels-zh-v1.3

  2. 点击右上角的“新建标签”,用户可以开始创建并定义新的标签。 10-Create-a-new-label-zh-v1.3

  3. 在创建标签时,用户需要定义标签的属性。 11-Define-the-attributes-of-the-label-zh-v1.3

标签名称:为新创建的标签取一个名字。

标签Key:标签识别标识,需要保证新标签的Key不与当下文档库中其它标签的Key重复。

标签数据格式:按实际需求在下拉列表中选择适用的格式即可。

标签组:可以将新标签放入默认标签组,也可以直接新建标签组。

标签说明:对标签进行补充描述。

是否必填:若设置标签为必填,打标签时必须填值,否则无法保存。

允许修改:若设置标签为允许修改,则标签的值可以随时更改。

参与检索:若需要此标签参与文档的检索,则需要设置标签为参与检索。

可见性:控制标签在文档编辑页面展现或隐藏,也可以为标签的展现设置条件。

  1. 上文中的标签属性为通用属性。此外,当用户选择某些特定的标签数据格式时,页面会增加新的标签属性。在实际使用中,这种情况多见于文本类型的标签数据格式,文本类型的标签通常需要关联一个或多个实体来使用,标签的值即是其关联实体的实体值。

    在标签数据格式的下拉列表中选择“文本”,页面出现了新的标签属性配置项。 12-Text-data-format-zh-v1.3

13-New-label-attributes-zh-v1.3

关联实体:将标签与实体关联,用户给文档打标签时,可以直接在实体值下拉列表中选择对应的实体值。

标签值类型:单值or多值。

  • 单值:标签只能有一个值。例,单值标签关联了水果实体,则打标签时只能在苹果、香蕉、葡萄三个实体值中选择一个值。
  • 多值:标签的值的数量可以超过一个。在上述的例子中,若标签设置为多值,则打标签时可以选择苹果、香蕉两个值,或者选择苹果、香蕉、葡萄三个值。

标签值范围:独立or级联。

  • 独立:标签的值与其它标签无关。
  • 级联:标签值的范围受其它标签及其值的限制。例,库内有两个标签,分别是国家和城市,则可以将城市标签设置为级联标签。配置规则为:当国家标签的值是“中国”时,城市标签关联中国城市实体;当国家标签的值是“美国”时,城市标签关联美国城市实体。

14-Dependent-label-zh-v1.3

  1. 完成标签属性配置并保存后,即可在文档列表页面看到新创建的标签,库内标签将作为列名展示,并按照创建顺序从左到右依次排列。

    点击“配置列”按钮,可以看到标签列名与开关,若关掉开关,则对应的标签列将被隐藏。 15-Columns-zh-v1.3

打标签

点击文档右侧的“编辑”按钮,即可开始对文档进行打标签操作,用户的自定义标签会显示在默认标签组下方。

按实际情况打好标签后,点击保存,即可完成打标签操作。 16-Labeling-zh-v1.3

标签筛选

在文档列表页面,用户可以依据标签对文档进行筛选。

点击右上角“筛选”按钮,可以看到筛选弹窗,一次筛选可以设置多组筛选条件,每组筛选条件可以选择不同的筛选关系。配置好筛选关系,点击“筛选”,即可看到对应的文档筛选结果。 17-Filter-by-labels-zh-v1.3